文件外發(fā)管理
文件外發(fā)管理
一、文件外發(fā)產(chǎn)品概述
圖文檔整個生命周期中，企業(yè)逐漸認(rèn)識到生產(chǎn)和歸檔階段電子文檔保密的重要性，都積極采取了措施進(jìn)行防護(hù)，往往忽略了對外分發(fā)所造成的泄密。
文件外發(fā)管理軟件可以解決以下問題：
- 提高管理效率簡化解密流程：通過管理人員審批，文檔解密動作在外發(fā)服務(wù)器上完成，大大降低了在客戶端解密的風(fēng)險，同時也避免了手工解密的繁瑣過程。
- 防止合法解密文件二次泄密：機(jī)密文件通過文件外發(fā)系統(tǒng)進(jìn)行“密文解密”后，文件仍然處于加密狀態(tài)，內(nèi)部人員通過任何通訊工具、存儲設(shè)備帶出企業(yè)文件仍然是加密狀態(tài)，文件只對外協(xié)單位有效。
- 防止外協(xié)單位對機(jī)密文件二次泄密：發(fā)給外協(xié)單位的機(jī)密文件都給予了時間、次數(shù)等控制，不同的外協(xié)單位獲取文件后必須通過各自特定的外發(fā)瀏覽插件打開外發(fā)文件，而且文件受到嚴(yán)格的權(quán)限控制，很好的阻止了文件從外協(xié)單位泄密。
二、文件外發(fā)產(chǎn)品特點(diǎn)
- ?嚴(yán)格控制外發(fā)文件使用期限：
根據(jù)申請人所提交的授權(quán)規(guī)則制作可控的外發(fā)文件，實(shí)現(xiàn)外發(fā)文件的控制。
時間可控：控制外發(fā)文件在協(xié)作單位處的使用時間。一旦超過限定時間，該文件無法正常使用，直接表現(xiàn)為打開即亂碼或無法打開。
次數(shù)可控：控制外發(fā)文件在協(xié)作單位處的打開次數(shù)。一旦超過限定次數(shù)，該文件無法正常使用，直接表現(xiàn)為打開即亂碼或無法打開。
- 嚴(yán)格控制外發(fā)文件使用權(quán)限：
操作可控：任何外發(fā)文件只有指定的協(xié)作廠商能夠?qū)ζ溥M(jìn)行操作，其它協(xié)作廠商均無法打開該文件。
修改可控：控制外發(fā)文件是否允許協(xié)作廠商對該文件進(jìn)行二次編輯。未經(jīng)授權(quán)，文件只能讀取不能修改。
打印可控：控制外發(fā)文件是否允許協(xié)作廠商對該文件進(jìn)行打印，未經(jīng)授權(quán)，客戶無法對該文件進(jìn)行打印操作。
- 靈活自動的審批流程：
靈活自定義審批流程：可依據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)需求，靈活定義流程系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)單級審批、多級審批或者自動審批，審批人可以在特殊情況下相互委托審批。
全自動的審批過程：只需定義審批流程，后續(xù)的申請、審批、制作等過程都將由系統(tǒng)在后臺自動完成。
三、文件外發(fā)產(chǎn)品功能
文件外發(fā)管理軟件由服務(wù)器端和瀏覽器組成，通過WEB方式登錄系統(tǒng)進(jìn)行整個審批流程。部署簡單方便，只需要使用web瀏覽器即可訪問外發(fā)服務(wù)器，有效減少維護(hù)量。通過管理機(jī)可以對不同用戶分配不同權(quán)限，根據(jù)用戶的權(quán)限不同分別進(jìn)入外發(fā)申請、外發(fā)審批、外發(fā)審計等模塊進(jìn)行工作。
